Circolare Ministero dell'interno n. 10 del 30 luglio 1993
Legge 4 gennaio 1968, n. 15 - Ammissibilità delle autentiche di sottoscrizioni di atti di impegno e degli atti di delega a pubbliche amministrazioni

Viene ripetutamente chiesto dalle amministrazioni comunali se sia possibile procedere all'autenticazione, ai sensi dell'articolo 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, delle sottoscrizioni di istanze dirette a pubbliche amministrazioni, concernenti assunzione di impegni da parte dei richiedenti, considerato che nella specie si tratterebbe di una manifestazione di volontà e, come tale, non compresa nelle autentiche di sottoscrizioni previste dalla legge 4 gennaio 1968, n. 15.

Trattasi di una problematica di recente affrontata da questo Ministero che, con Circolare n. 12 del 12 novembre 1991, si espresse nel senso che gran parte delle c.d. manifestazioni di impegno in realtà non sono che delle dichiarazioni di conoscenza di condizioni già poste da norme di legge o regolamentari per l'ottenimento di un determinato provvedimento e si auspicava che le varie amministrazioni evitassero di far ricorso a tale dizione impropria nei modulari, onde non generare disagi all'utenza al momento dell'autentica della sottoscrizione.

Il problema tuttavia non sembra aver trovato l'auspicata soluzione, considerato che continuano a pervenire, come si è detto, richieste di chiarimenti al riguardo.

Ciò premesso questo Ministero, nell'ambito di quello spirito di servizio cui sono ispirati i rapporti con gli enti locali ed al fine di semplificare al massimo il rapporto tra il cittadino e la pubblica amministrazione, in particolare nell'attuale momento, in cui alla stessa viene chiesta la massima efficienza e prontezza di risposta all'utenza, ha riconsiderato la questione pervenendo alle seguenti conclusioni.

La legge 4 gennaio 1968, n. 15, ha inteso snellire nella misura massima possibile il rapporto fra il cittadino utente e la pubblica amministrazione.

In tale ottica ha permesso, dando credito alle responsabili dichiarazioni degli interessati, di sostituire in via definitiva o temporanea certificazioni ed atti di notorietà.

Ciò, sempre inquadrato in un rapporto, che vede come destinatario una pubblica amministrazione.
In tale normativa non vi è una espressa previsione che ricomprenda le dichiarazioni di volontà tra quelle di cui è possibile autenticare le sottoscrizioni.

Tuttavia bisogna considerare che nelle fattispecie di cui trattasi - impegni ricorrenti in istanze di partecipazione a concorsi, od in richieste di contributi - la volontà del soggetto viene considerata dalla legge solo in quanto rivolta a compiere la dichiarazione alla quale poi la legge stessa attribuisce certi effetti tipici, non influenzata dalla volontà del soggetto stesso.
Tali dichiarazioni sono considerate dalla dottrina come meri atti giuridici - che si differenziano dai negozi giuridici - ove la norma apprezza la volontà manifestata in quanto diretta alla produzione di un effetto giuridico ulteriore previsto e voluto dal soggetto e riconosciuto e garantito dall'ordinamento giuridico.

É evidente quindi che nelle ipotesi in considerazione la dichiarazione di volontà espressa dall'interessato non produce direttamente alcun effetto giuridico.

Dalle suesposte considerazioni ne consegue che, ad avviso di questo Ministero, tra le autentiche di sottoscrizioni da effettuarsi ai sensi dell'articolo 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, rientrano anche quelle dichiarazioni di impegno richieste per la partecipazione ad un concorso od al fine di ottenere, più genericamente, un determinato provvedimento da una pubblica amministrazione.
Al contrario si conferma che rimangono escluse tutte quelle manifestazioni di volontà di carattere « negoziale » intercorrenti fra privati ovvero inerenti rapporti privatistici quali ad esempio le accettazioni, rinunce di incarichi o le procure.
A quest'ultimo riguardo occorre fare un'ulteriore precisazione.

La procura è lo strumento giuridico attraverso il quale si realizza l'istituto, tipico del diritto privato, della rappresentanza, in virtù del quale un soggetto è autorizzato per legge a «sostituirsi ad altro soggetto nel compimento di attività giuridica per conto di quest'ultimo».
Il rappresentante, quindi, partecipa al compimento di attività giuridica e ciò lo differenzia nettamente dal delegato.
Il delegato, infatti, nella fattispecie più ricorrenti nei rapporti con la propria volontà con la P.A. quali: ritiro di documenti, riscossioni di pensioni, è. semplicemente colui che riceve l'estrinsecazione materiale di un provvedimento amministrativo che si è già perfezionato.
Pertanto, ad integrazione di quanto precisato nella precedente Circolare n. 4 del 15 marzo 1990, gli atti di delega, sempreché diretti ad una pubblica amministrazione e non concretanti una procura, attesa la succitata differenziazione, rientrano tra gli atti di cui è possibile autenticare la sottoscrizione ai sensi dell'articolo 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.