Ministero dell’interno - Circolare n. 15 del 9 dicembre 1994
Rilascio automatico dei certificati di anagrafe e di stato civile - articolo 15-quinquies legge 28 febbraio 1990, n. 38

É sempre più diffuso il ricorso, da parte delle amministrazioni comunali, all’adozione di apparecchiature per il rilascio di certificazioni in via automatica, ai sensi dell’articolo 15-quinquies della legge 28 febbraio 1990 n. 38.
Si ritiene, pertanto, opportuno fornire una serie di precisazioni scaturite dall’esame delle richieste pervenute finora e dalle frequenti anomalie riscontrate, nonché dalle novità legislative successivamente intervenute, quale la legge 17 marzo 1993, n. 63.

1) l’utilizzo di moduli prefirmati, in precedenza consentito per la sola emissione dei soli certificati di anagrafe, non è più ammissibile dall’entrata in vigore della legge 28 febbraio 1990 n. 38, art. 15-quinquies, che ha indicato una serie di caratteristiche che i sistemi adottati devono possedere, escludendo del tutto la possibilità di utilizzare moduli prefirmati.

2) Il sistema deve utilizzare supporti cartacei che garantiscano in modo non equivoco l’originalità dei certificati.
La carta utilizzata deve essere preferibilmente filigranata, intendendo per tale un supporto cartaceo che, visto in trasparenza, presenti delle caratteristiche che differenzino «prima facie» l’originale dalla fotocopia, ed il timbro a secco, da utilizzare alternativamente, deve essere evidente in modo da non indurre dubbi di riproducibilità. Altri sistemi, quale ad esempio la banda trasversale colorata, sono accettabili solo se è comprovata la impossibilità di duplicare il certificato con fotoriproduttore a colori. Al riguardo si raccomanda una particolare attenzione nell’adozione dei supporti cartacei, onde non vanificare le funzionalità cui è ispirata la norma.

3) L’istanza di adozione del sistema automatico di certificazioni e le dichiarazioni da prodursi dall’amministrazione comunale devono essere inviate in originale ed a firma del sindaco.

4) All’istanza deve essere allegata la seguente documentazione:
a) dichiarazione del sindaco di irriproducibilità fotostatica dei certificati di anagrafe e di stato civile emessi con il sistema automatico proposto;
b) attestazione della ditta concernente l’apposizione della firma in formato grafico contestualmente alla produzione del certificato;
c) relazione tecnica dalla quale deve risultare chiaramente la denominazione della società che ha realizzato il sistema, le caratteristiche dell’impianto, le modalità di esercizio dello stesso ed il modo di riscossione dei diritti di stato civile.
La relazione tecnica deve essere fatta propria dal Comune e, pertanto, nel caso la stessa venga prodotta dalla ditta, deve essere controfirmata dal sindaco;
d) due esemplari dei fac-simile dei certificati che effettivamente saranno emessi dall’elaboratore. Non è, pertanto, sufficiente allegare il solo esemplare di supporto cartaceo utilizzato.
L’istanza, completa di tutta la documentazione, deve essere trasmessa per il tramite della competente prefettura, che deve accertarne la regolarità.
In mancanza della suddetta documentazione non è possibile dare corso alla pratica, in quanto si rende difficile accertare i requisiti previsti dalla citata norma.

5) Con il sistema automatico possono essere emessi i soli certificati di anagrafe e di stato civile previsti dalle relative normative.
Pertanto, non sono rilasciabili con tale sistema quei certificati relativi a situazioni che formano oggetto di certificazione, ex comma 2 articolo 33 del d.p.R. 30 maggio 1989, n. 223, d’ordine e su valutazione del sindaco, ovvero si sostanzino in attestazioni.
Tra questi rientrano i sottoelencati certificati, di cui alcuni non sono previsti da alcuna norma, ma rilasciati per prassi, ed altri non aventi attinenza con l’anagrafe e lo stato civile:
- esistenza in vita;
- godimento diritti politici;
- iscrizione nelle liste elettorali;
- inesistenza vincolo matrimoniale o stato libero.

6) I certificati devono riportare la firma in formato grafico del sindaco o dell’assessore delegato, che l’elaboratore apporrà al momento dell’emissione.
Si chiarisce che la firma non può essere quella del soggetto delegato a svolgere in Comune le funzioni di ufficiale di stato civile e di anagrafe ed, inoltre, che l’elaboratore deve essere programmato per l’apposizione di una sola firma secondo quanto prescritto dall’articolo 15-quinquies.

7) Si richiama l’attenzione che qualora, a seguito di nuove consultazioni elettorali o di situazioni di amministrazione commissariale, muti il soggetto tenuto alla firma dei certificati, dovrà essere cura dell’amministrazione comunale di provvedere alla modifica della firma immagazzinata dall’elaboratore, nell’osservanza dei requisiti richiesti dalla normativa regolante l’istituto della certificazione automatica. In caso di gestione commissariale, per sua natura limitata nel tempo, valuterà lo stesso commissario se sospendere a medio termine tale servizio in attesa del rinnovo dell’amministrazione comunale.

8) Si ribadisce, attese erronee interpretazioni da parte di alcuni Comuni, che il rilascio in via automatica dei certificati di stato civile e di anagrafe deve garantire il rispetto delle norme vigenti in materia di bollo e dei diritti di segreteria e di stato civile, come espressamente disposto dall’articolo 15-quinquies della legge 28 febbraio 1990, n. 38.
A tal fine dovrà essere rilasciata dal sindaco, quale ufficiale di Governo responsabile dell’osservanza delle leggi dello Stato, apposita dichiarazione nella relazione o nell’istanza di cui si è detto.
Ne consegue che la prassi seguita da alcuni Comuni che, nonostante il disposto dell’articolo 15-quinquies, rilasciano in via automatica certificati in esenzione ancorché sottoposti al bollo sin dall’origine, non è in alcun modo giustificabile e potrebbe comportare, come già affermato dal giudice contabile, responsabilità a carico degli amministratori per danno all’erario dello Stato.
In particolare, è da sottolineare la non corrispondenza alla prescrizione dell’articolo 15-quinquies della legge 28 febbraio 1990 n. 38 di quei certificatori siti presso istituti bancari accanto a sportelli Bancomat che rilasciano certificati esenti da ogni imposta o diritto.
La realizzazione in tal modo della certificazione elettronica non solo contrasta con le vigenti normative anche in materia di bollo e di diritti di stato civile e di segreteria, ma altresì viene a creare situazioni di disparità con le certificazioni rilasciate agli sportelli delle amministrazioni comunali, con conseguenti fondate critiche da parte dei cittadini che non riescono a comprendere la differenza nel modo di certificare ed, oltretutto, non avendo rapporti con gli istituti bancari i quali il più delle volte si accollano le spese di installazione sponsorizzando l’iniziativa, si vedono esclusi dall’accesso a siffatti certificati automatici.
Pertanto, pur ritenendosi ammissibile che i Comuni adottino la certificazione elettronica usufruendo della sponsorizzazione di istituti bancari o casse di risparmio, si fa presente che per nessun motivo potrà essere autorizzato un sistema che rilasci certificati in assoluta esenzione, non consentendolo la stessa normativa, ed i sistemi già funzionanti, per i quali nessuna esenzione è stata mai concessa, dovranno essere adeguati nel più breve tempo possibile.
In tale ottica, ed ai fini di una più intensa e razionale utilizzazione delle possibilità offerte dalla procedura automatica da parte dell’utenza, è opportuno che il sistema adotti più maschere nelle quali compaiano i tipi di certificati rilasciabili, il loro costo totale compreso l’imposta di bollo ed i diritti di segreteria o di stato civile, nonché escluda la possibilità di rilasciare quei certificati che, in funzione dell’uso, siano sottoposti sin dall’origine all’imposta di bollo.
Le maschere adottate dal sistema dovranno essere incluse nella relazione tecnica che accompagna la richiesta di autorizzazione.

9) I certificati, in osservanza del disposto del comma 1 dell’articolo 2 della legge 17 marzo 1993 n. 63, dovranno riportare il codice fiscale del soggetto cui si riferiscono.
Un particolare commento merita, infine, la prassi, seguita da numerose amministrazioni comunali, di richiedere una somma, discrezionalmente stabilita e variabile da lire 500 od oltre, quale rimborso stampati o addirittura quale diritti comunali. Tale comportamento, che concreta una vera e propria attività impositiva da parte dei Comuni con disparità di trattamento del cittadino nei confronti dell’espletamento di un servizio statale, non è sorretta da alcuna disposizione di legge e non può proseguire. Su tale aspetto si richiama la particolare attenzione delle ss.ll. affinché le amministrazioni comunali si adeguino prontamente.
A tal fine, in occasione delle consuete ispezioni alle anagrafi, dovrà essere accertata la conformità dei sistemi già adottati ed autorizzati alle indicazioni fornite, che corrispondono ad una puntuale interpretazione dell’articolo 15-quinquies, invitando, in caso contrario, le amministrazioni comunali ad adeguare i relativi sistemi entro breve termine.